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8 ações rápidas para resolver problemas com Telefonia

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A Telefonia está presente em todas as mesas da sua empresas, e com tantos aparelhos, centrais, linhas e os planos de voz e dados de cada uma, a gestão de Telecom se torna um grande desafio. Talvez seja o mais complexo dos gastos administrativos, e se multiplica em meio aos problemas de gestão. Algumas ações e soluções de tecnologia simples e rápidas podem sua empresa a domar este gasto.

 

As empresas devem investir em um Plano de Gestão de Telefonia para obter ganhos e médio e longo prazo e que sejam duradouros. Porém, não precisam esperar tanto para resolver rapidamente alguns problemas tão comuns na maioria das empresas.

Algumas medidas simples, de fácil implementação – e algumas de curta duração – podem melhorar muito os números e a forma de controle, motivando gestores e colaboradores por soluções ainda maiores.

Vamos falar dessas 8 ações rápidas para resolver problemas com Telefonia.

 

Sua empresa tem aparelhos demais? Linhas demais?

 

São perguntas para as quais muitas empresas não têm respostas – e deixam muito dinheiro na mesa por causa disso.

Seu novo colaborador precisa de ferramentas para começar a trabalhar, entre elas um telefone corporativo ou um celular corporativo. Então é só providenciar mais uma linha com a operadora, o plano e comprar um aparelho, certo? Talvez não.

Mudanças de cargo e demissões podem deixar aparelhos e linhas ociosas, gerando desperdício e custos desnecessários.

01 – Providencie um Inventário de Telefonia

Dependendo do porte da empresa, solicite que cada gestor de área relacione os aparelhos fixos e móveis, as linhas associadas a cada um, o plano, o nome do colaborador e o cargo.

É ideal fazer o inventário a cada 6 meses, para estar o mais atualizado possível e evitar compras de aparelhos sem necessidade e gastos com linhas ativas e sem uso.

Consolidando esses dados, é possível descobrir itens ociosos e áreas com falta de aparelho e/ou linha e:

  • Para as linhas: transferir para outros setores ou cancelar na operadora, se não houver demanda interna;
  • Para os aparelhos: avaliar a funcionalidade e, se estiver obsoleto, descartar. E ter um controle de estoque de aparelhos ociosos que possam ser usados.

 

O consumo de Telefonia fixa está sempre acima do plano contratado?

 

Esse talvez seja o problema mais recorrente e na grande maioria das empresas: o colaborador consome acima da cota do seu plano. Algumas ações rápidas podem ajudar a reduzir ou eliminar o gasto em excesso.

02 – Rever os planos dos colaboradores

Os planos devem ser diferenciados conforme a necessidade do trabalho do colaborador.

Funções como a de importador podem precisar de ligações internacionais, funcionários do Financeiro talvez não precisem de ligações interurbanas se a empresa não tem relacionamentos fora do estado.

Fazer a revisão de cada plano fixo, adequando ao que o funcionário precisar usar, é uma boa forma de reduzir custos e também essas divergências que podem causar ruído entre o gestor e o colaborador.

03 – Fortalecer o uso de e-mails nos contatos

O bom e velho e-mail, tantas vezes condenado à morte com a chegada das redes sociais e aplicativos, é o grande aliado para reduzir gastos com telefonia fixa.

Você pode instituir uma política da empresa incentivando que o máximo de assuntos seja conduzido por mensagens. Além da redução de custos, o e-mail é uma forma de documentar os assuntos e poder compartilhar contatos e decisões com as demais áreas da empresa.

04 – Ter visibilidade total dos custos

Esta visibilidade, nos gastos com Telefonia, sempre foi muito difícil de alcançar. Os gastos são conhecidos dias ou semanas depois de acontecerem, nas faturas das operadoras.

Porém, são gastos que precisam ser analisados mais rapidamente para tomar decisões e evitar que a falha continue. A solução, nestes casos, está na tecnologia.

Softwares como o Optmize Tarifador, permitem que a empresa monitore todas as ligações feitas em suas linhas e ramais e em tempo real. O sistema informa a origem e o destino da ligação, a categoria (local, internacional, a cobrar), o tempo de duração e o custo baseado nas regras de cobrança usadas na linha – que faz parte do plano.

Assim, é possível identificar comportamentos anormais de consumo, tanto no valor quanto no tipo de ligação – a cobrar ou internacionais que a empresa não permita, por exemplo. Também é possível encontrar cobranças de ligações inexistentes.

 

Os gastos com Telefonia celular estão altos?

 

A telefonia celular é hoje o produto nobre das operadoras e isso se deve a alguns fatores:

  • O no Brasil;
  • O uso crescente da internet nos smartphones, a ponto de ;
  • O aumento de investimentos das operadores na telefonia móvel em consequência dos fatores acima.

Em que pese a concorrência grande no setor – que deveria forçar os preços para baixo – ainda temos tarifas altas, principalmente porque o custo de infraestrutura e financeiro no Brasil ainda são muito altos.

E os planos, se não forem gerenciados constantemente, ficam defasados e mais caros que os produtos atuais das operadoras. Algumas medidas simples podem melhorar o gerenciamento do consumo e ajudar na redução de custo – além de melhorar a qualidade do trabalho dos colaboradores.

05 – Pesquisar fornecedores e renegociar contratos

É importante estar atento ao final dos contratos para negociar bases melhores de preços e de planos – conteúdo – e com a concorrência, isso é perfeitamente possível.

Os planos corporativos de telefonia móvel são target das operadoras pela quantidade e baixa inadimplência, portanto há espaço para pesquisar as empresas e buscar os melhores preços e produtos. O mercado de Telefonia é muito dinâmico e é possível conseguir vantagem financeira até mesmo antecipando contratos e pagando multa.

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06 – Definir uma política de uso do celular corporativo

Aqui existe um espaço grande e rápido de mudanças positivas para reduzir o consumo excessivo e, principalmente, para avaliar se os planos atuais não estão superdimensionados.

  • Quais categorias de ligações que não podem ser feitas com o celular;
  • Proibição de instalação de aplicativos não reconhecidos pela empresa;

Fortalecer o uso de e-mails, conforme falamos no item 03.

07 – Reforçar o uso das inovações tecnológicas

Hoje em dia temos aplicativos para chamadas de áudio e de vídeo que usam o tráfego de dados do plano associado à linha, o que é mais barato que o uso das ligações de voz.

É importante reforçar que programas como Whatsapp, Zoom, Telegram sejam usados ao máximo, e principalmente a troca de mensagens, que ainda ajuda na documentação. Desta forma, é possível reduzir muito o custo dos planos evitar o uso máximo deles.

08 – Monitorar o uso dos aparelhos móveis

Este sempre foi um grande desafio, talvez o maior, de uma gestão que controla a Telefonia de uma empresa: monitorar o uso e o consumo dos aparelhos móveis da empresa. Não podemos esquecer que hoje em dia eles carregam informações importantes dos negócios

Hoje em dia, com sistemas como o Optmize MDM, é possível controlar tudo a respeito das linhas e dos aparelhos: onde o aparelho está fisicamente, que aplicativos estão instalados nele, controlar o consumo e até bloquear em caso de perda ou roubo.

 

Estas são as dicas de ações rápidas que podemos tomar para resolver problemas comuns de Telefonia no dia a dia das empresas.

Com elas, podemos gerenciar muito melhor estes custos e ter resultados que motivem por mudanças mais profundas.

Quando você pensar a longo prazo, vale a pena conversar com uma Consultoria em Telecom como a NSB para que ela estude as necessidades da sua empresa e proponha a melhor gestão possível para os custos de Telefonia da sua empresa.

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